Kansiot asiakirjojen säilytykseen ja organisointiin

Minkä tyyppisen kansion tarvitset?

Kansioita on monenlaisia, ja sopivin vaihtoehto riippuu käyttötarkoituksesta. Säilytetäänkö asiakirjat arkistossa, otetaanko ne mukaan asiakastapaamiseen vai pidetäänkö ne vain järjestyksessä työpöydällä?

Tässä muutamia yleisiä kansiotyyppejä ja niiden käyttötarkoituksia.

Kansiotyyppi – Soveltuu – Huomioitavaa

Asiakirjakansiot
Samaan asiaan, asiakkaaseen tai projektiin liittyvien dokumenttien kokoamiseen.
Tarkista koko, materiaali ja kansioon mahtuvien asiakirjojen määrä.

Riippukansiot
Asiakirjojen lajitteluun arkistokaapeissa ja muissa riippukansiojärjestelmissä.
Varmista mitat ja yhteensopivuus säilytysjärjestelmän kanssa.

Tarjouskansiot
Tarjousten, sopimusten ja muiden asiakirjojen esittämiseen asiakastapaamisissa.
Valitse koko ja malli sen mukaan, miten asiakirjat halutaan esittää.

Asiakirjakansiot, riippukansiot ja tarjouskansiot

Asiakirjakansio on hyvä valinta, kun haluat pitää yhteen kuuluvat paperit yhdessä, esimerkiksi asiakastapaukseen tai projektiin liittyvät dokumentit. Ne helpottavat järjestystä ja asiakirjojen nopeaa löytämistä.

Riippukansioita käytetään ensisijaisesti asiakirjojen järjestämiseen arkistokaapeissa ja muissa riippukansioille tarkoitetuissa säilytysjärjestelmissä. Ne sopivat erityisen hyvin tilanteisiin, joissa asiakirjoja tai tapauksia on paljon.

Jos sinun täytyy luovuttaa tarjous tai esitellä dokumentteja asiakkaalle, tarjouskansio voi olla parempi vaihtoehto. Se pitää paperit siististi yhdessä ja antaa aineistolle ammattimaisemman ilmeen.

Valitse oikea koko ja materiaali

A4 on yleinen koko asiakirjakansioille, mutta saatavilla on myös muita kokoja säilytystarpeiden mukaan.

Huomioi myös materiaali. Kartonkikansiot soveltuvat tavalliseen asiakirjojen käsittelyyn, kun taas muovikansiot ovat käytännöllisiä asiakirjoille, joita käsitellään usein.

Tarkista mitat ja kapasiteetti ennen tilaamista, erityisesti jos kansioita käytetään osana olemassa olevaa säilytysjärjestelmää.