Kansiot toimistoon ja arkistointiin

Näin valitset oikean kansion

Tarvitsetko kansion laskujen säilyttämiseen, projektien hallintaan tai harvemmin käytettävien asiakirjojen arkistointiin? Kansioita on erilaisia riippuen siitä, kuinka paljon papereita täytyy säilyttää ja miten niitä käytetään.

Aloita tarkastelemalla selän leveyttä, mekanismia ja kokoa. Nämä tekijät ratkaisevat pitkälti, mikä malli sopii parhaiten tarpeisiisi.

Huomioitavaa

Kansiotyyppi
Rengaskansiot, arkistokansiot, vipukansiot ja esittelykansiot soveltuvat erilaisiin asiakirjojen hallintatarpeisiin.

Selän leveys
Leveämpään kansioon mahtuu yleensä enemmän papereita, mutta se vie myös enemmän hyllytilaa.

Mekanismi
Tarkista, onko kansiossa rengasmekanismi vai jokin muu mekanismi, ja millainen rei’itys tarvitaan.

Koko
A4 on yleisin toimistoasiakirjojen koko. Varmista, että kansio sopii sekä asiakirjoille että mahdollisille muovitaskuille.

Materiaali
Valitse materiaali ja rakenne sen mukaan, kuinka usein kansiota käytetään ja missä sitä säilytetään.

Väri ja merkinnät
Eri värit ja selkeät selkäetiketit helpottavat projektien ja asiakirjaryhmien erottamista toisistaan.

Erilaiset kansiot

Rengaskansiot sopivat tilanteisiin, joissa asiakirjoja lisätään, poistetaan tai järjestellään usein uudelleen. Niitä käytetään esimerkiksi kokousmateriaaleihin, projekteihin ja päivittäiseen hallinnointiin.

Arkistokansiot soveltuvat asiakirjoille, jotka halutaan säilyttää pidemmän aikaa. Tarkista kapasiteetti ja rakenne säilytystarpeiden mukaan.

Vipukansiot ovat yleinen valinta suurille asiakirjamäärille, kuten laskuille, kirjanpitoaineistolle ja muille jatkuvasti kertyville dokumenteille. Niitä on saatavana eri selkäleveyksillä.

Esittelykansiot sopivat esityksiin, tuoteaineistoihin ja muihin materiaaleihin, jotka halutaan esitellä tai luovuttaa siististi järjestettyinä.

Kansiot arkistointiin ja päivittäiseen käyttöön

Asiakirjojen käyttötiheys kannattaa huomioida kansiota valittaessa.

Jos asiakirjoja käytetään ja päivitetään säännöllisesti, helposti avattava mekanismi on käytännöllinen ratkaisu. Jos ne säilytetään pääasiassa hyllyssä pitkiä aikoja, tärkeämmiksi tekijöiksi voivat nousta selän leveys, merkinnät ja säilytystilan tehokas käyttö.

Jos tarvitset lisäjärjestelyä, voit täydentää kansiota välilehdillä ja muovitaskuilla. Varmista kuitenkin, että rei’itys sopii kansion mekanismiin.