Mapper til dokumentopbevaring og organisering

Hvilken type mappe har du brug for?

Der findes mange forskellige mapper, og den bedste løsning afhænger af, hvad de skal bruges til. Skal dokumenterne opbevares i et arkiv, medbringes til et kundemøde eller blot holdes samlet på skrivebordet?

Her er nogle almindelige mappertyper og deres anvendelse.

Mappetype – Velegnet til – Det skal du tænke på

Sagsmapper
Samling af dokumenter, der hører til samme sag, kunde eller projekt.
Kontrollér format, materiale og hvor mange ark mappen kan rumme.

Hængemapper
Sortering af dokumenter i arkivskabe og andre hængemappesystemer.
Kontrollér mål og at mappen passer til dit opbevaringssystem.

Tilbudsmapper
Præsentation af tilbud, kontrakter og andet materiale ved kundemøder.
Vælg format og udførelse efter, hvordan dokumenterne skal præsenteres.

Sagsmapper, hængemapper og tilbudsmapper

En sagsmappe er et godt valg, når du vil samle dokumenter, der hører sammen, f.eks. kundesager eller projektmateriale. De er praktiske, når materialet skal holdes samlet og samtidig være let tilgængeligt.

Hængemapper bruges primært til sortering af dokumenter i arkivskabe og andre opbevaringssystemer til hængemapper. De er velegnede, når du har mange sager eller dokumenter, som skal organiseres og være nemme at finde.

Hvis du skal aflevere et tilbud eller præsentere dokumenter for en kunde, kan en tilbudsmappe være et bedre valg. Den holder papirerne samlet og giver materialet et mere professionelt udtryk.

Vælg det rigtige format og materiale

A4 er et almindeligt format til dokumentmapper, men der findes også andre størrelser afhængigt af dit behov.

Tænk også på materialet. Kartonmapper er velegnede til almindelig dokumenthåndtering, mens plastmapper kan være praktiske, når dokumenterne håndteres ofte.

Kontrollér gerne mål og kapacitet inden bestilling, især hvis mapperne skal bruges sammen med et eksisterende opbevaringssystem.