Mappar för dokumentförvaring och organisering

Mappar används för att sortera, förvara och transportera dokument på ett strukturerat sätt. På kontor, myndigheter, skolor och andra verksamheter spelar mappar en viktig roll i den dagliga dokumenthanteringen genom att hjälpa personal att hålla ordning på handlingar, projektmaterial och kundunderlag.

I vårt sortiment hittar du flera typer av dokumentmappar, bland annat aktmappar, hängmappar och offertmappar i olika format och material.

Användningsområden för mappar

Mappar används i verksamheter där dokument behöver organiseras, delas mellan medarbetare eller förvaras på ett överskådligt sätt.

Vanliga användningsområden är:

• Kundärenden och projektunderlag
• Offert- och avtalshantering
• Intern administration
• Personaldokumentation
• Ekonomiska handlingar
• Mötesmaterial och presentationer
• Arkivering och dokumentförvaring

Genom att använda rätt typ av mapp blir det enklare att hålla dokument samlade och snabbt hitta rätt information.

Olika typer av mappar

Behovet av dokumentförvaring varierar mellan olika verksamheter. Därför finns flera typer av mappar anpassade för olika arbetsuppgifter.

Aktmappar

Aktmappar används för att samla dokument inom ett specifikt ärende, projekt eller uppdrag. De passar verksamheter som hanterar många handlingar och behöver hålla relaterade dokument samlade.

Hängmappar

Hängmappar används tillsammans med hängmappssystem och arkivlådor. De gör det möjligt att organisera dokument alfabetiskt, kronologiskt eller efter projekt och används ofta inom administration och arkivhantering.

Offertmappar

Offertmappar används för att presentera offerter, avtal, rapporter och informationsmaterial på ett strukturerat sätt. De förekommer ofta vid kundmöten, presentationer och dokumentutskick.

Format och material

Mappar finns i flera format för att passa olika typer av dokument.

Vanliga format är:

• A4 för standarddokument
• A5 för mindre dokument och formulär
• A3 för ritningar, scheman och större underlag

Beroende på användningsområde finns mappar i material som plast, kartong och polypropen. Valet påverkas ofta av hur dokumenten ska användas, förvaras och hanteras.

Mappar för företag och verksamheter

För verksamheter som hanterar stora mängder dokument är mappar en viktig del av ett organiserat arbetsflöde.

De används bland annat för att:

• Strukturera dokumenthantering
• Förenkla administration
• Skapa överblick över projekt och ärenden
• Förbättra dokumentarkivering
• Underlätta intern kommunikation

Med tydliga dokumentrutiner blir det enklare att hålla ordning även när mängden handlingar ökar.

Kompletterande produkter för dokumenthantering

Mappar används ofta tillsammans med andra produkter för dokumentförvaring, exempelvis: